1. O Pravilima privatnosti

1.1. Ovo su pravila privatnosti (dalje: „Pravila Privatnosti“) koje donosi SMART FLEX d.o.o., Zagreb, Radnička cesta 39, OIB: 48625549392 (dalje: „Društvo“ ili „Mi“). Društvo u tom smislu ima položaj voditelja obrade Vaših osobnih podataka.

1.2. Ova Pravila Privatnosti uređuju pitanja Vaše privatnosti te zaštite Vaših osobnih podataka kao naših zaposlenika, odnosno studenata koji kod nas obavljaju studentski posao (dalje: „Zaposlenici“ ili „Vi“). Ova Pravila Privatnosti primjenjuju se na jednak način na zaposlenike i studente, osim ako niže u tekstu nije izričito navedeno drugačije.

1.3. Ova verzija Pravila Privatnosti primjenjuju se od dana 30. svibnja 2019. godine te u potpunosti zamjenjuje verziju od dana 25. svibnja 2018. godine. U odnosu na navedenu raniju verziju, ova verzija Pravila Privatnosti preciznije uređuje obradu osobnih podataka studenata koji obavljaju studentski posao.

1.4. U slučaju bilo kakvih pitanja ili zahtjeva u vezi postupanja ili zaštite Vaših osobnih podataka, obratite nam se na e-adresu našeg službenika za zaštitu osobnih podataka dpo-smartflex@dlaw.hr.

2. Koje Vaše osobne podatke obrađujemo?

2.1. Obrađujemo isključivo one osobne podatke koje ste nam dali u svrhu zasnivanja radnog odnosa, one koje smo prikupili tijekom Vašeg radnog odnosa kao i one koje su tijekom Vašeg radnog odnosa drugi prikupili za naše potrebe (primjerice naši klijenti kod kojih ste privremeno ustupljeni na rad).

2.2. Obrađujemo Vaše sljedeće osobne podatke:

2.2.1. Vaše osnovne podatke

• ime, prezime, OIB, spol, datum rođenja, prebivalište (ulica i kućni broj, mjesto, poštanski broj), državljanstvo;
• podaci o tekućem računu;
• broj mobitela; E-adresa; naziv najviše završene škole (stručna sprema i stečeno zvanje); osobni broj osiguranika

2.2.2. Dodatne podatke bitne za radni odnos

• mjesto i država rođenja;
• za članove obitelji: ime, prezime, srodstvo, OIB, datum rođenja i invalidnost uzdržavanog člana obitelji;
• podaci o stažu;
• broj MBO (sa zdravstvenog osiguranja)

2.2.3. Podatke prikupljene tijekom radnog odnosa

• Vaša plaća, te drugi dohodak;
• Vaša prisutnost na radu, radni sati, prekovremeni rad, ostali rad (noćni rad, smjenski rad, rad nedjeljom, rad subotom, dvokratni rad, rad blagdanom, neopravdani izostanak, plaćeni izostanak, godišnji odmor, bolovanja); iznosi ostvarenih bonusa; službena putovanja (iznos dnevnice i troška službenog putovanja); naknada za troškove prijevoza
• ostali podaci o kojima ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa ili u vezi s radnim odnosom (npr. obavijest ili potvrda o roditeljskom statusu, profesionalna bolest, ozljeda na radu, smanjenje ili gubitak radne sposobnosti itd.)

2.2.4. Ostale podatke prikupljene prilikom zasnivanja radnog odnosa:

• rezultati psihologijskog testiranja;
• ostali podaci sadržani u Vašem životopisu

2.3. Ako kao student kod nas obavljate studentski posao, prikupljamo i obrađujemo sljedeće osobne podatke:

2.3.1. Podatke koje smo dužne prikupljati u propisanu evidenciju

• ime i prezime, OIB, spol, datum rođenja, prebivalište/boravište, mjesto rada, datum početka rada, datum prestanka rada

2.3.2. Podatke potrebne radi izvršavanja ugovor, isplate naknade i slično, primjerice:

• broj računa (IBAN), naziv banke, iznos satnice i ukupne naknade, doprinosa i sl., broj odrađenih sati

 3. U koju svrhu obrađujemo Vaše osobne podatke?

3.1. Vaše osobne podatke obrađujemo u sljedeće svrhe:

• Kako bismo s Vama mogli sklopiti ugovor o radu odnosno ugovor o radu za privremeno obavljanje poslova ili ugovor o obavljanju studentskog posla. U tom slučaju, osnova za obradu Vaših osobnih podataka je sklapanje ugovora.
• Kako bismo mogli uredno provesti prava i obveze iz našeg radnog odnosa, odnosno obavljanja studentskog posla (obračun rada, obračun plaće i slično). U tom slučaju, osnova za obradu Vaših osobnih podataka je provedba ugovora.
• Ako ste s nama sklopili ugovor o radu za privremeno obavljanje poslova, Vaše osobne podatke obrađujemo radi sklapanja ugovora o ustupanju radnika s našim klijentima (korisnicima). U tom slučaju, osnova za obradu Vaših osobnih podataka je provedba ugovora.
• Kako bismo ispunili svoje zakonske dužnosti kao Vaš poslodavac (prijava i obračun poreza i doprinosa i slično). U tom slučaju, osnova za obradu Vaših osobnih zahtjeva je ispunjenje naše zakonske dužnosti.
• Kako bismo zaštitili svoje opravdane interese kao Vaš poslodavac (primjerice kada je to nužno za potrebe vođenja sudskih, prekršajnih i drugih postupaka). U tom slučaju, osnova za obradu Vaših osobnih zahtjeva je naš legitimni interes.

 4. Tko ima pristup Vašim osobnim podacima?

4.1. Vaše osobne podatke smatramo poslovnom tajnom te ih kao takve štitimo sukladno važećim zakonskim propisima i najboljoj praksi.

4.2. Treće osobe imaju pravo pristupa i obrade Vaših osobnih podataka samo u niže opisanim situacijama:

• Ako ste s nama sklopili ugovor o radu za privremeno obavljanje poslova, uvid u Vaše osobne podatke mogu imati naši klijenti (korisnici) za potrebe Vašeg ustupa tom klijentu (korisniku). Ujedno, naši klijenti (korisnici) kojima ste ustupljeni će s nama dijeliti Vaše osobne podatke koji su nam nužni za potrebe urednog reguliranja radno-pravnih obveza.
• Vanjsko računovodstvo za potrebe knjiženja izlaznih računa i slične aktivnosti. Osim toga, Vaši osobni podaci mogu biti proslijeđeni našim vanjskim savjetnicima (primjerice poreznim savjetnicima) koje koristimo za naše poslovne potrebe. U tom slučaju oni obrađuju Vaše podatke samo za tu svrhu, te sukladno našim uputama.
• Vanjski pružatelji IT usluga (infrastruktura, razvoj i podrška aplikativnih rješenja i slično) koje su nam nužne za operativno poslovanje. U tom slučaju oni obrađuju Vaše podatke samo za tu svrhu te sukladno našim uputama.
• Nadležna tijela kod prijave na zdravstveno i mirovinsko osiguranje kod HZMO-a i HZZO-a, u slučaju obavljanja obveznih liječničkih pregleda kao i u drugim slučajevima kada je to nužno kako biste ostvarili Vaša prava. U tom slučaju ta tijela obrađuju Vaše osobne podatke u svrhu koja im je zakonom određena.
• Nadležna tijela kod provedbe nadzora nad zakonitošću poslovanja i postupanja, kao i kada je to nužno da ispunimo naše zakonske dužnosti – i to porezna uprava, revizor, radna inspekcija i slični. U tom slučaju ta tijela obrađuju Vaše osobne podatke u svrhu koja im je zakonom određena.

4.3. Kod nas kao Vašeg poslodavca, uvid u Vaše osobne podatke ograničen je isključivo na onaj krug osoba kojima je to nužno kako bi izvršile svoje zakonske dužnosti ili radne zadatke.

5. Prenose li se moji osobni podaci u treće zemlje?

• Vaše osobne podatke ne iznosimo u treće zemlje (van Europske Unije).

 6. Kako štitimo Vaše osobne podatke?

Zaštita Vaših osobnih podataka nam je izuzetno važna. Neke od mjera zaštite koje provodimo su sljedeće:

• Primjena suvremenih metoda zaštite i kontrole pristupa podatkovnim resursima koji sadrže osobne podatke.
• Kontinuirani nadzor nad svim resursima (fizičkim prostorima gdje su Vaši podaci pohranjeni) koji se koriste za obradu osobnih podataka.

7. Kroz koji period držimo Vaše osobne podatke?

7.1. Određene Vaše osobne podatke kao naših zaposlenika dužni smo trajno čuvati. To je naša zakonska dužnost. U tu kategoriju primjerice spadaju podaci sadržani u evidenciji o radnicima, isplatnim listama te analitičkoj evidenciji o plaćama. Za podatke gdje postoji drugi zakonski rok čuvanja (npr. evidencija o radnom vremenu i evidencija o studentima – 6 godina, ostale knjigovodstvene isprave – 11 godina), Vaše podatke brišemo u periodu od godine dana od isteka predviđenog zakonskog roka.

7.2. Ostale Vaše osobne podatke, za koje ne postoji definirani zakonski rok čuvanja, držimo dokle god imamo legitimni interes za to te ih brišemo u periodu od godine dana od prestanka postojanja našeg legitimnog interesa.

7.3. Osobne podatke koje obrađujemo na temelju Vaše suglasnosti, čuvamo sve dok imamo Vašu suglasnost. U slučaju povlačenja suglasnosti ili prestanka radnog odnosa, iste brišemo u najkraćem, nama mogućem, roku.

8. Što se događa po prestanku Vašeg radnog odnosa?

8.1. Kod prestanka Vašeg radnog odnosa, a po isteku gore definiranih perioda, brišemo Vaše osobne podatke (ako nije propisano trajno čuvanje). Dodatno na to, i Vi ste kod prestanka radnog odnosa dužni na određeni način postupati glede Vaših osobnih podataka (vidi niže).

8.2. Prilikom prestanka radnog odnosa, dužni ste nas upozoriti o Vašim osobnim podacima koje ste pohranili na bilo kojoj našoj opremi ili uređajima. Iste imate pravo prenijeti prije samog prestanka radnog odnosa. Također, prije prestanka radnog odnosa, dužni ste iste ukloniti sa svih uređaja i opreme.

9. Vaša prava

9.1. Svoja prava ostvarujete besplatno. Ipak, ako učestalo (primjerice, ako je od prošlog Vašeg zahtjeva prošlo manje od 6 mjeseci) ili prekomjerno (primjerice, tražite sve Vaše osobne podatke u pisanom obliku) tražite pristup ili prenošenje Vaših osobnih podataka, imamo Vas pravo tražiti da podmirite naše troškove prije provođenja takve radnje.

9.2. Pristup Vašim osobnim podacima:

Imate nas pravo tražiti potvrdu obrađujemo li Vaše osobne podatke, kao i pristup Vašim osobnim podacima koje obrađujemo. Upit je potrebno poslati na mail dpo-smartflex@dlaw.hr. U zahtjevu je potrebno dokazati svoj identitet kako bi se jasno vidjelo da se Vaši osobni podaci odnose na Vas. Odgovor o obradi i pristupu osobnih podataka ćete dobiti u najkraćem mogućem roku, a najkasnije u roku od mjesec dana od zaprimanja zahtjeva.

9.3. Ispravak netočnih osobnih podataka:

Imate pravo zatražiti ispravak Vaših netočnih osobnih podataka, kao i pravo nadopuniti Vaše osobne podatke. Upit je potrebno poslati na e-mail adresu dpo-smartflex@dlaw.hr. U zahtjevu je potrebno dokazati svoj identitet kako bi se jasno vidjelo da se Vaši osobni podaci odnose na Vas. Odgovor o ispravku i obradi ispravka osobnih podataka ćete dobiti u najkraćem mogućem roku, a najkasnije u roku od mjesec dana od zaprimanja zahtjeva.

9.4. Prenosivost osobnih podataka

Imate pravo preuzeti i tražiti prijenos Vaših osobnih podataka. Upit je potrebno poslati na mail adresu dpo-smartflex@dlaw.hr. U zahtjevu je potrebno dokazati svoj identitet kako bi se jasno vidjelo da se Vaši osobni podaci odnose na Vas. Prijenos osobnih podataka će biti obavljen u zakonski predviđenim rokovima ovisno o svrsi, a najduže u roku od mjesec dana od zaprimljenog zahtjeva. Omogućit će Vam se primitak Vaših osobnih podataka u strukturiranom, široko korištenom i strojno čitljivom obliku.

9.5. Pravo na povlačenje suglasnosti i zaborav

Imate pravo povući Vašu suglasnost za obradu osobnih podataka kao i tražiti da se trajno brišu Vaši osobni podaci koje smo obrađivali temeljem Vaše Upit je potrebno poslati na mail adresu dpo-smartflex@dlaw.hr. U zahtjevu je potrebno dokazati svoj identitet kako bi se jasno vidjelo da se Vaši osobni podaci odnose na Vas. Odgovor o brisanju i načinu brisanja osobnih podataka ćete dobiti u najkraćem mogućem roku, a najkasnije u roku od mjesec dana od zaprimanja zahtjeva.

9.6. Prigovor protiv obrade ili postupanja s Vašim osobnim podacima:

Imate pravo prigovoriti na obradu Vaših osobnih podataka kao i općenito na naš način postupanja s Vašim osobnim podacima. Upit je potrebno poslati na mail adresu dpo-smartflex@dlaw.hr. U zahtjevu je potrebno dokazati svoj identitet kako bi se jasno vidjelo da se Vaši osobni podaci odnose na Vas. Vaš zahtjev će odmah ići na obradu, a zatim će se u roku od mjesec dana očitovati putem maila. Ako se ne dokažu potrebni legitimni razlozi za obradu koji prevladavaju nad interesima, pravima i slobodama pojedinca, SMART FLEX d.o.o. će prestati obrađivati Vaše podatke.

9.7. Pravo na pritužbu Agenciji za zaštitu osobnih podataka

Kao ispitanik, u svakom trenutku imate pravo na pritužbu pred nadležnim tijelom za zaštitu osobnih podataka – Agencijom za zaštitu osobnih podataka, vezano uz obradu i zaštitu Vaših osobnih podataka.

Izdavatelj: SMART FLEX d.o.o.

Objavljeno: dana 21. lipnja 2021. godine

Primjena: od dana 25. svibnja 2018. godine